บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

ข้อมูลและสารสนเทศ

     1.) ข้อมูล (Data)
              หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน
     2.) สารสนเทศ (Information)
              หมายถึง ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการประมวลผลแล้ว ซึ่งถูกต้องแม่นยำและตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน
     3.) ลักษณะของข้อมูลที่ดี
              ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบรูณ์ในระดับที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้งาน โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
              - มีความถูกต้องแม่นยำ
              - มีความสมบรูณ์ครบถ้วน
              - ถูกต้อง รวดเร็ว และเป็นปัจจุบัน
              - ความสอดคล้องของข้อมูล
     4.) ชนิดและลักษณะของข้อมูล
           ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลแบ่งออกเป็ 2 ชนิด ได้แก่
               1.) ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (Numeric data) คือ ข้อมูลที่ใช้แทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้
              ซึ่งเขียนได้หลายรูปแบบ คือ
                       - เลขจำนวนเต็ม คือ ตัวเลขที่ไม่มีจุดทศนิยม
                       - เลขทศนิยม คือ ตัวเลขที่มีจุดมศนิยม ซึ่งอาจมีค่าเป็นจำนวนเต็ม หรือจำนวนที่มีเศษ
                 เป็นทศนิยมก็ได้ เลขทศนิยมแบบนี้สามารถเขียนได้ 2 แบบ คือ
                          1.) แบบที่ใช้ทั่งไป
                          2.) แบบที่ใช้งานวิทาศาสตร์ หรือสัญกรณ์วิทยาศาสตร์

            2.) ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (Character data)
          คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและไม่สามารถนำไปคำนวณได้ แต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้
     5.) ประเภทของข้อมูล
              สามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆได้ ดังนี้
              - ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูล
           โดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน
           มากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
              - ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้แล้ว ซึ่งเป็นข้อมูล
           สารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้

กระบวนการจัดการสารสนเทศ
     สามารถแบ่งออกเป็น 4 ปะเภทใหญ่ๆ คือ
          1.) การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
                  - การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บ              
               ข้อมูล
                  - การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความ
               ถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็ต้องแก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้
               คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
          2.) การประมวลผลข้อมูล
                  - การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมุลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับ
               การใช้งานต่อไป
                  - การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่แล้ว ก็ควรจักเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตาม
               ลำดับตัวเลขหรืออักขระ เพื่อสะดวกและประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล
                  - การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่างๆ แล้ว ก็ควรสรุปข้อมูล
               เหล่านั้นให้กระชับและได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยขน์ต่อไป
          3.) การจัดเก็บและดูแลรักษาข้อมูล
                 ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
                  - การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลแล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึก
               ข้อมูลต่างๆ
                  - การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับ
               เสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่สำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
          4.) การแสดงผลข้อมูล
                  - การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญและมีบมบามอย่างมาก เพราะหากได้รับ
               ข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วและทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็ม
               ศักยภาพ ทั้งนี้การสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูลก็จะต้องมีประสิทธิภาพด้วย
                  - การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยแพร่ข้อมูลไปแล้ว ก็ควรมีการติดตามผลตอบกลับ
               (Feedback) เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงแก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลาและควรจักเก็บ
               อย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
      1.) ระบบเลขฐานสอง
              การสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์ ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบ เลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยแทนตัวเลข 0 และ 1 โดยแต่ละหลักจะเรียกว่า "บิต" (Binary digit : Bit) และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกัน [8บิต(Bit)  = 1 ไบต์(Byte)]
จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้

      2.) รหัสแทนข้อมูล
              เพื่อให้การแลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในแนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสแทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดดังนี้
              - รหัสแอสกี (American standard code information interchange : ASCII)
                      เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ แทนอักขระหรือสัญลักษณ์
              แต่ล่ะตัว ซึ่งหมายความว่าการแทนอักขระแต่ละตัวจะประกอบด้วยตัวเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน

              - รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสแทนข้อมูลด้วยตัวเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจาก
              ตัวอักษรบางประเภทเป็นตัวอักษรแบบรูปภาพ

      3.) การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์
              ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ จะต้องกำหนดนูปแบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
              - บิต (Bit) คือ ตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง (0 กับ 1) ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุด
            ของข้อมูล
              - ตัวอักขระ (Character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆ โดยตัวอักขระแต่ละตัวจะใช้
            เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ในการแทนข้อมูล
              - เขตข้อมูล(Field)  คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อแทนความหมายใด
            ความหมายหนึ่ง
              - ระเบียบข้อมูล (Record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งแต่ 1 เขตข้อมูล
            ขึ้นไป
              - แฟ้มข้อมูล (File) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งแต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป
              - ฐานข้อมูล (Database) เป็นที่รวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมัความ
            สัมพันธ์กันโดยใช้ข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน

จริยธรรมในการใช้ข้อมูล
     ประเด็นต่างๆ ที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้
         1.) ความเป็นส่วนตัว (Privacy)
                  ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง หากข้อมูลเหล่านี้
               ถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้แก่เจ้าของข้อมูล
         2.) ความถูกต้อง (Accuracy)
                  ก่อนที่จะเผยแพร่ข้อมูลใดๆ ควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับ
               ข้อมูลที่ผิด ฏ้ไม่สามรถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้เลย ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการ
               ค้นหาใหม่
         3.) ความเป็นเจ้าของ (Property)
                  การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพยฝืสินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้า
               ของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาตจากเจ้าของ
               ข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดทางกฏหมาย
         4.) การเข้าถึงข้อมูล (Accessibility)
                  การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับผู้ใช้ ก็เพื่อป้องกันและรักาาความลับ
               ของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรม
               เช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว

                                                      .......................................................................................................................

คำถาม

1.ลักษณะของข้อมูลที่ดีควรเป็นอย่างไร ?